Privatlivspolitik
Selvhjælp Silkeborg er dataansvarlig for behandling af de personoplysninger, som vi modtager fra dig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Herunder kan du læse vores privatlivspolitik for en forståelse af, hvilke personoplysninger vi indsamler, og hvordan vi indsamler, behandler og beskytter dem.
Du kan altid kontakte os på
Vores data-kontaktperson er daglig leder Tove Tranæs Voss, som kan kontaktes på 3051 5653 og
Formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har et lovligt grundlag (hjemmel).
Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:
- at vi som forening har en legitim interesse i at behandle dine oplysninger
- at det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
- at loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
- at du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger
Formålene med at behandle dine oplysninger er:
- at håndtere og ajourføre foreningens medlemsdatabase
- at håndtere medlemsrettigheder i henhold til vedtægter, fx på generalforsamling
- at administrere kontingentindbetaling og sende nyhedsbreve
- at planlægge og afholde selvhjælpsgrupper
- at have overblik over og udvikle frivilliges erfaringer og kompetencer, herunder give tilbud om fx kurser og kompetenceudvikling
- at planlægge, afholde og følge op på arrangementer med tilmelding
- at vise situationsbilleder fra foreningens arrangementer og aktiviteter
- at bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
- at opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven (fx kravet om at indhente børneattest på personer som arbejder med børn under 15 år)
- at kunne administrere ind-og udbetalinger, fx til løn, transport og rejsegodtgørelser, refusion, donationer og lignende
Samtykke
Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke, f.eks. Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtigelse) eller artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejningsreglen).
Alligevel indhenter vi så vidt muligt altid dit samtykke til at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. Når vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give det, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge under 15 år, indhenter vi samtykke fra en forælder.
Tavshedspligt
Som frivillig og som bruger kan du få kendskab til personlige oplysninger om andre i foreningen.
Derfor indhenter vi tavshedserklæringer for alle frivillige og brugere over 18 år.
Vi behandler følgende følsomme og fortrolige personoplysninger
Selvhjælp Silkeborg er en almennyttig forening der ikke har gevinst for øje, vi arbejder ud fra vores overbevisning om, at alle skal have mulighed for at komme videre fra en krise eller udfordring i deres liv og vores formål er at afholde aktiviteter til netop dette formål.
Vi anvender derfor i undertiden følsomme og fortrolige oplysninger om dig, for vi kan koble dig sammen med den selvhjælpsgruppe som du har behov for.
Oplysninger om din seksuelle orientering og oplysninger om dit psykiske eller fysiske helbred er følsomme oplysninger efter persondataforordningen.
Øvrige oplysninger om dine udfordringer eller dit ønske om, at blive tilknyttet en vilkårlig gruppes tema anser vi for at være givet os i fortrolighed.
Under alle omstændigheder indsamler vi kun om lige nøjagtigt de informationer, som vi har behov for, at vi kan tilbyde dig den bedst mulige hjælp.
Vi beder altid om dit eksplicitte samtykke til, at vi må gemme og behandle dine følsomme og fortrolige oplysninger, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 9, stk. 2, litra a. Dit samtykke kan altid trækkes tilbage.
Ingen personlige oplysninger, der registreres hos Selvhjælp Silkeborg, bliver på noget tidspunkt overdraget, solgt eller gjort tilgængelige for tredjepart.
Alle informationer opbevares i Notion.so, et administrativt online registreringssystem, som lever op til de forskrevne regler. Vi anvender 2-faktorgodkendelse i forbindelse med Notion.so.
Retsgrundlaget for behandlingen er Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra c eller artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejningsreglen) for de almindelige personoplysninger
Medlemmer herunder også bestyrelsesmedlemmer
Personlige oplysninger omfatter alle data, som kan bruges til at identificere personer, herunder navn, fødselsdato, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, indmeldelsesdato og betalingsoplysninger, som danner baggrund for at kunne administrere medlemskabet.
Selvhjælp Silkeborg indsamler, opbevarer og behandler udelukkende personoplysninger til specifikke og saglige formål, der er relevante og nødvendige i forhold til medlemskabet, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige - eller når du beder os om det.
Gruppedeltagere
Personlige oplysninger omfatter alle data, som kan bruges til at identificere personer, herunder navn, fødselsdato, adresse, e-mailadresse, telefonnummer samt oplysninger om civilstand, antal børn samt personlige forhold, som danner baggrund for ønsket om at deltage i en selvhjælpsgruppe.
Selvhjælp Silkeborg indsamler, opbevarer og behandler udelukkende personoplysninger til specifikke og saglige formål, der er relevante og nødvendige i forhold til frivillige og deltageres tilknytning og forløb, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige - eller når du beder os om det.
Frivillige
Personlige oplysninger omfatter alle data, som kan bruges til at identificere personer, herunder navn, fødselsdato, adresse, e-mailadresse, telefonnummer samt personlige forhold, som danner baggrund for ønsket om at være frivillig i foreningen.
Herudover indhenter vi børneattest for frivillige, som arbejder med deltagere under 15 år. Børneattest genindhentes hvert år. Vi gemmer ikke selve børneattesten efter vi har set en gyldig attest i det indeværende år.
Selvhjælp Silkeborg indsamler, opbevarer og behandler udelukkende personoplysninger til specifikke og saglige formål, der er relevante og nødvendige i forhold til frivillige og deltageres tilknytning og forløb, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige - eller når du beder os om det.
Ansøgere
Personlige oplysninger omfatter alle data, som kan bruges til at identificere personer, herunder navn, fødselsdato, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, CPR-nummer samt personlige forhold, som danner baggrund for ønsket om ansættelse i foreningen. Herudover opbevares dokumentation for indhentet børneattest.
Selvhjælp Silkeborg indsamler, opbevarer og behandler udelukkende personoplysninger til specifikke og saglige formål, der er relevante og nødvendige i forhold til vores ansættelsesprocedure, vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige - eller når du beder os om det.
Leverandører, sponsorer og erhvervsmedlemmer
Personlige oplysninger omfatter alle data, som kan bruges til at identificere de pågældende virksomheder, herunder virksomhedsnavn, CVR-nummer, adresse, e-mailadresse, telefonnummer på kontaktperson samt oplysninger om den aftale, der er indgået med Selvhjælp Silkeborg.
Selvhjælp Silkeborg indsamler, opbevarer og behandler udelukkende personoplysninger til specifikke og saglige formål, der er relevante og nødvendige i forhold til den indgåede aftale, og vi sletter oplysningerne, når de ikke længere er nødvendige - eller virksomheden beder os om det.
Deltagere i kurser, events eller arrangementer
Vi anvender systemet NemTilmeld til administration af oplysninger i forbindelse med personers deltagelse i kurser, events eller arrangementer i foreningen. Personlige oplysninger i forbindelse med tilmelding omfatter navn, telefonnummer, adresse og e-mailadresse samt eventuelt oplysninger om betaling.
Selvhjælp Silkeborg indsamler, opbevarer og behandler udelukkende personoplysninger til specifikke og saglige formål, der er relevante og nødvendige i forhold til det konkrete arrangement, og vi sletter oplysningerne, når de ikke længere er nødvendige - eller du beder os om det.
Læs NemTilmelds privatlivspolitik her
Oplysninger på hjemmesiden
Vores erhvervsmedlemmer figurerer på vores hjemmeside med deres logo, som linker til virksomhedens hjemmeside.
Vores valgte bestyrelse figurerer efter samtykke på hjemmesiden med foto, navn, titel, baggrund for at være i foreningen samt rolle i bestyrelsen. Ligeledes figurerer vores ansatte og frivillige medarbejdere efter samtykke med foto, navn, titel, arbejdsområder samt arbejdsmæssige kontaktoplysninger.
Anonyme undersøgelser til internt brug
Selvhjælp Silkeborg gennemfører med mellemrum spørgeskemaundersøgelser blandt vores frivillige. Formålet kan være at skabe overblik over trivsel og tilfredshed med at arbejde i foreningen. Derudover anvender vi spørgeskemaer til at evaluere vores gruppeforløb. Data behandles anonymt, og det er valgfrit at deltage i disse undersøgelser.
Vi anvender Surveymonkey til at gennemføre vores undersøgelser. Survey Monkey har ikke adgang til dine svar eller kontaktoplysninger, og du kan til enhver tid ved henvendelse til FriSe bede om at få dine besvarelser slettet.
Nyhedsbreve og mailudsendelser
Alle interesserede kan på vores hjemmeside tilkendegive et ønske om at modtage nyhedsbreve fra os på e-mail. Medlemmer og frivillige modtager automatisk vores nyhedsbreve. Man kan til enhver tid framelde sig listen.
Vi anvender Mailchimp, som vi har en databehandleraftale med.
Læs Mailchimps Privatlivspolitik.
Sociale medier
Selvhjælp Silkeborg anvender forskellige sociale medier til at dele nyheder, tilbud og medlemsinformationer. Foreningen opfordrer ansatte og bestyrelsesmedlemmer i vores medlemsorganisationer til at følge vores profiler på henholdsvis Facebook og LinkedIn. Vær opmærksom på, at når du interagerer med vores indhold på sociale medier, kan disse indsamle data om dig til brug for markedsføring og lignende.
Foto
Selvhjælp Silkeborg tager fotografier, fx i forbindelse med afholdelse af arrangementer med henblik på at lægge dem på vores hjemmeside eller på sociale medier. Fotografier med identificerbare personer offentliggøres kun, hvis de fotograferede er informeret om offentliggørelsen og dermed har haft mulighed for at gøre indsigelse imod det samt at der er informeret om muligheden for til enhver tid at kunne trække samtykket tilbage. Selvhjælp Silkeborg fjerner med det samme fotografier, hvis der efterfølgende gøres indsigelse imod deres offentliggørelse.
Slettepolitik
Ved udmeldelse af Selvhjælp Silkeborg, efter endt gruppeforløb eller tilknytning som frivillig sletter vi med øjeblikkelig virkning alle personoplysninger fra vores databaser. Tilsvarende når en ansat eller et bestyrelsesmedlem forlader foreningen.
Personoplysninger vedr. deltagelse i arrangementer i foreningens regi slettes senest et år efter det pågældende arrangement.
Vi opbevarer oplysninger i anonymiseret form på frivillige og brugere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi. Vores anonymisering kan ikke tilbageføres og vi gemmer alene oplysninger om køn, alder, bopælskommune og gruppetema.
Dine rettigheder
Når vi behandler dine personoplysninger, har du ifølge persondataforordningens kapitel 3 (GDPR) en række rettigheder, som beskrives herunder:
- Ret til oplysning: Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik
- Ret til indsigt og berigtigelse: Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig og til at berigtige/opdatere oplysningerne.
- Ret til rettelse: Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv rettet.
- Ret til sletning: Du har ret til at få slettet dine personoplysninger.
- Ret til indsigelse: Du har ret til at gøre indsigelser mod behandling af dine personoplysninger, fx til markedsføring
- Ret til dataportabilitet: Du har ret til at flytte dine personoplysninger, dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindelige anvendt format.
- Ret til tilbagetrækning af samtykke: Du har til enhver tid ret til at trække et samtykke tilbage. Tilbagetrækningen gælder ikke med tilbagevirkende kraft, men først fra tidspunktet, hvor samtykket tilbagekaldes.
- Ret til begrænsning af behandling: Du har ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger.
- Ret til at klage til Datatilsynet: Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder datatilsynets kontaktoplysninger på datatilsynet.dk. Klage kan blandt andet indgives på mail
Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. eller telefon +45 33 19 32 00.
Revision af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os ret til at ændre og revidere Selvhjælp Silkeborgs privatlivspolitik. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.
Senest revideret juni 2024
TV/TTV/AAM